tugas customer service

Tugas Customer Service

Diposting pada 78 views

Job desk dan tugas customer service, disaat kamu membutuhkan informasi terhadap suatu layanan, informasi langsung sebuah perusahaan, sebuah produk, atau bahkan disaat kamu ingin memberikan komplain dan kritik terhadap sesuatu dan ingin ditanggapi secara langung, siapa yang akan kamu hubungi?

Yup jawabannya adalah Customer Service. Setiap perusahaan yang bekerja dan berhubungan langsung dengan costumer ataupun tidak pasti memiliki customer service pada salah satu divisinya.

Tidak sedikit orang yang memandang bahwa menjadi seorang customer service adalah pekerjaan yang sangat mudah dan sepele.

Namun, kamu perlu tahu bahwa pekerjaan ini memegang peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan karena bertanggung-jawab akan pertahanan sebuah perusahaan.

Fungsi utama dari pekerjaan ini adalah menjadi humas umum di perusahaan tersebut dan menciptakan suasana perusahaan yang positif. Karena posisinya yang penting di sebuah perusahaan, seorang customer service memiliki peran sebagai berikut:

Peran Customer Service

Seorang customer service  berperan aktif dalam membangun dan memperkuat hubungan perusahaan dimana dia bekerja dengan perusahaan lain.

Hal ini membuat customer service menjadi jalur kontak paling utama yang dapat dihubungi oleh pihak eksternal. Pelayanan customer service yang baik dapat pula memberikan citra yang baik bagi para eksternal, dan dapat menjaga keberlanjutan sebuah kontrak kerjasama dengan perusahaan lain. Berikut merupakan peran dan pekerjaan dari seorang customer service.

#1. Customer Service Sebagai Media Komunikasi Penjualan

Khusus perusahaan yang menjual produk, customer service juga bertugas untuk menjual produk dari perusahaan tempatnya bekerja. Seperti contohnya menerima konsultasi pemesanan, atau bahkan menerima keluhan dari pelanggan.

Hal ini menuntut customer service untuk cekatan, ramah dan dapat tetap tenang dalam menangani masalah yang dikeluhkan customer.

Ketika menerima panggilan dari customer, seorang customer service juga dapat memakainya untuk menawarkan jasa atau produk lain dari perusahaannya.

Juga harus mampu memberikan pelayanan yang optimal atau pelayanan tambahan jika dibutuhkan untuk menangani masalah yang dihadapi customer.

#2. Customer Service Sebagai Public Relation 

Public relation berarti hubungan publik, entah itu hubungan dari perusahaan dengan perusahaan lainnya, atau hubungan dari perusahaan dengan personal atau pihak eksternal lainnya.

Seorang customer service harus mampu menjembatani hubungan perusahaan tempatnya bekerja dengan pihak eksternal. Juga harus mampu menjadi wakil dari sebuah perusahaan dan jalan kontak utama yang akan memudahkan pihak lain untuk berhubungan dengan perusahaan tempatnya bekerja.

Seorang customer service juga harus memberikan pelayanan terbaik dan tidak mengecewakan demi menjaga keberlangsungan hubungan perusahaan agar terus berlanjut.

#3. Customer Service Sebagai Reperesentatif Perusahaan

Baik dan buruknya pelayanan dari seorang customer service sangat berpengaruh terhadap kepercayaan customer terhadap sebuah perusahaan.

Setiap karyawan yang langsung berhubungan dengan konsumen merupakan representatif atau wakil dari perusahaan, dengan kata lain cs tersebut membawa nama perusahaannya ketika melayani konsumen.

Ketika pelayanannya baik, konsumen juga akan menganggap bahwa perusahaan tersebut memiliki pelayanan yang baik.

Maka dari itu, seorang customer service harus mampu meninggalkan kesan yang tidak merugikan perusahaan terhadap keluhan atau masalah yang dihadapi customer.

Semakin baik pelayanan yang diberikan, maka akan semakin baik pula kesan yang didapatkan oleh customer, bahkan tak jarang para customer berani memberikan bayaran lebih untuk produk yang bisa didapatkan dengan harga yang lebih murah ditempat lain. 

Tugas Customer Service Secara Umum

tips menjadi cutomer service yang baik

Ada dua buah tugas yang secara umum pasti ada dalam diri seorang customer service. Apa saja itu?

1. Melayani Konsumen

Hal yang paling umum dari tugas customer service adalah melayani konsumen. Tentu saja hal ini disesuaikan dengan jenis dan bidang bisnis dari sebuah perusahaan.

Katakanlah untuk perusahaan bank, maka CS bertugas untuk melayani keluhan dan keinginan dari nasabah bank.

Berbeda jika pada perusahaan ekspedisi seperti JNE, tugasnya adalah melayani konsumen yang akan mengirim barang / menerima barang. Walaupun didalamnya juga termasuk menerima keluhan.

Beda lagi jika pada perusahaan dagang, CS biasanya bertugas melayani pembelian yang dilakukan oleh konsumen.

2. Entry Data dan Mengelola Administrasi dengan Baik

Salah satu tugas dari seorang customer service adalah memasukkan data informasi kedalam sistem komputer.

Contohnya disaat sebuah costumer melakukan reservasi jasa atau memesan sebuah produk, costumer service akan memasukkan data transaksi tersebut kedalam sistem komputer dan memberikan konfirmasi yang informatif kepada customer melalui E-mail.

3. Memberikan informasi tentang produk / layanan terhadap konsumen

Salah satu bagian dari pelayanan terhadap konsumen adalah memberikan informasi tentang produk / layanan yang ada, termasuk didalamnya memberikan informasi terkait program atau promo yang sedang berlangsung.

Tugas CS yang satu ini bertujuan agar konsumen tahu tentang produk sebuah perusahaan dan tidak terjadi kesalahpahaman atau kebingungan dalam menggunakan sebuah produk.

Tugas Customer Service di Berbagai Perusahaan

Selain 3 tugas utama di atas, berikut ini adalah beberapa tugas CS berdasarkan jenis perusahaannya :

#1. Tugas Customer Service di Jasa Ekspedisi JNE, J&T

  • Menerima order dari pelanggan yang datang melalui telepon, email, atau aplikasi chatting
  • Memberikan informasi kepada pelanggan mengenai jadwal dan status pengiriman dalam bentuk telepon dan laporan berkala
  • Memantau status pengiriman barang dan melengkapi status tersebut ke dalam sistem
  • Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan kerapian administrasi termasuk menyelesaikan masalah yang bisa mengganggu kelancaran operasional
  • Bekerja sama dengan anggota tim operasional lapangan untuk menjamin kelancaran pengiriman barang mulai dari pemesanan/ order sampai dengan pengumpulan surat-surat]
  • Membuat dan bertanggung jawab terhadap laporan pengiriman harian dan rekap bulanan dalam bentuk spreadsheet (excel).

#2. Tugas Customer Service di Rumah Sakit

  • Melakukan tugas pelayanan terhadap pasien sebelum ke dokter.
  • Melakukan penjadwal janji temu pasien dengan dokter serta penjadwalan ulang jika diperlukan.
  • Menjawab telepon untuk menjawab semua pertanyaan yang dibuat oleh pasien, vendor, perusahaan asuransi, dan fasilitas medis lainnya.
  • Menanggapi pertanyaan dan kebutuhan pasien yang merubah, membatalkan, dan menjadwalkan ulang janji temu seperlunya sesuai dengan protokol klinik.
  • Meninjau jadwal dokter secara teratur untuk verifikasi penjadwalan (menghindari kesalahan).
  • Menjaga hubungan kerja yang baik dan komunikasi yang efektif baik di dalam departemen maupun dengan departemen lain untuk kepentingan pasien.
  • Mempersiapkan dan melakukan pemeliharaan catatan medis.
  • Mengirimkan faks rekam medis ke fasilitas yang berwenang untuk menerima informasi pasien.
  • Memiliharan kebersihan dan kerapian area resepsionis.

#3. Tugas Customer Service di Online Shop (Shopee, Tokopedia, Bukalapak)

  • Menerima, memproses dan merekap order dari marketplace / online shop.
  • Membuat sales order (SO)
  • Melayani keluhan dan pertanyaan dari customer di marketplace.
  • Membalas review/commet di halaman produk.
  • Upload produk ke marketplace.
  • Memperbarui foto produk, jumlah stok, varian produk dll.
  • Menerima dan menyampaikan informasi dengan baik tentang ketersediaan barang, paket dan discount
  • Broadcast info produk / info promo terupdate

#4. Tugas Customer Service di Perbankan dan Perusahaan Finance

  • Melakukan Pekerjaan Terkait Bagian Customer Service
  • Memberikan informasi tentang produk dan layanan
  • Mengelola administrasi dengan baik
  • Melayani pembukaan rekening koran tabungan serta deposito
  • Menerima serta membuat permintaan buku check serta giro dan aktifkan resinya
  • Mengatasi serta mengurus keluh kesah konsumen

Tanggung Jawab Seorang Customer Service 

  1. Berkomunikasi dengan customer
  2. Memberikan dan menawarkan saran produk atau jasa dari perusahaannya
  3. Memberikan informasi yang singkat, jelas, dan mudah dimengerti untuk setiap pertanyaan customer
  4. Memasukkan data, mengecek data, membantu customer dalam melakukan reservasi atau pemesanan terhadap produk atau jasa dari perusahaannya
  5. Mendengarkan keluhan customer dengan teliti dan tenang, lalu memberikan saran untuk menangani permasalahan mereka.

Kemampuan / Skills Yang Dibutuhkan

Nah setelah mengetahui apa saja peran dan pekerjaan seorang customer service sekarang simaklah hal-hal yang harus kamu persiapkan jika kamu ingin menjadi seorang customer service.

1. Komunikatif 

Menjadi seorang customer service yang berhubungan langsung dengan customer secara verbal, tentu saja menuntut kamu agar menjadi sosok yang komunikatif. Bahasa yang dipakai juga harus merupakan bahasa baku dan sopan. 

2. Mengetahui dan Memahami dengan Baik Produk atau Jasa yang Ditawarkan oleh Perusahaan 

Hal  ini merupakan kemampuan mendasar yang harus dimiliki seorang customer service selain menjadi komunikatif. Seorang customer service harus mampu menjawab setiap pertanyaan yang diberikan oleh customer. Maka dari itu pengetahuan secara mendalam tentang produk atau jasa yang ditawarkan sangatlah penting

3. Mampu Mengatur Waktu 

Seorang customer service harus mampu memecahkan masalah yang dikeluhkan customer dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Kamu harus banyak berlatih untuk mampu mengatur waktu dengan baik.

Ketika mendapatkan masalah atau kamu menemukan masalah yang tidak dapat kamu selesaikan. Lekaslah arahkan customer menuju pihak yang dapat membantu mereka.

4. Persuasif 

Ketika menawarkan produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, kamu harus mampu meyakinkan customer bahwa produk atau jasa yang perusahaanmu tawarkan merupakan produk yang bagus dan layak untuk mereka belil.

5. Memiliki Perasaan Empati yang Tinggi 

Seorang customer service harus mampu memahami perasaan customer dan kebutuhannya dengan tepat. Sehingga kamu dapat memilih pesan atau respon terbaik untuk menangani masalah yang mereka hadapi.

Baca juga : Skills Dasar Customer Service

Persyaratan / Requirement CS

Berikut adalah beberapa point yang sering menjadi persyaratan / requirement oleh HRD yang membuka lowongan kerja sebagai Customer Service :

  • Customer Oriented (Berorientasi pada pelanggan).
  • Good Communication Skills (Kemampuan komunikasi yang baik).
  • Disiplin, jujur, ramah dan sopan santun.
  • Mampu bekerja dibawah tekanan.
  • Menguasai komputer.
  • Memiliki attitude yang baik.
  • Dapat bekerjasama dengan team.
  • Jujur, bertanggung jawab, loyal, pekerja keras & mampu bekerjasama dengan tim
  • Mempunyai kemampuan administrasi yang baik

Baca juga : 10 Tips Menjadi Customer Service Yang Baik

Gaji Customer Service

Dilansir dari berbagai situs lowongan kerja seperti glints.com dan jobstreet.com, berikut ini adalah kisaran gaji seorang customer service berdasarkan kota / daerah yang ada di Indonesia :

Provinsi / KotaKisaran Gaji Customer Service
DKI JakartaRp 3,5 – 5 juta/bulan
DIY YogyakartaRp 2 – 3 juta/bulan
BandungRp 3 – 4,5 juta/bulan
SoloRp 2,5 – 3,6 juta/bulan
SurabayaRp 2,5 – 4 juta/bulan

Nah, ketika kamu ingin menjadi seorang customer service pastikan kamu mampu mempunyai dan melakukan hal-hal di atas ya! 

Baca juga : Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya

Gambar Gravatar
Seorang Sarjana Bahasa dan Sastra yang suka menulis. Linked in