Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem Pengendalian Manajemen – Perkembangan sebuah perusahaan hingga mencapai kesuksesan dan kestabilan dipengaruhi oleh berbagai faktor, salah satunya adalah sistem pengendalian manajemen. Manajemen merupakan bagian yang mengatur sekaligus sebagai pembatas dari jalannya perusahaan.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Ketika ada manajemen yang baik di sebuah perusahaan, maka kondisi perusahaan bisa dikendalikan dengan mudah. Hal ini bisa berupa kondisi perusahaan yang sedang baik maupun kurang baik. Sistem pengendalian manajemen akan membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

Sistem pengendali ini bisa diklasifikasikan sebagai perilaku terapan yang harus dilakukan perusahaan. Hal-hal yang tercantum dalam sistem memuat berbagai cara dalam menjalankan sekaligus pemecah solusi perusahaan yang dianggap paling relevan dan terbaik.

Hal-hal yang dianggap relevan ini didasarkan pada 3 aspek yaitu:

Batasan atau tolok ukur kerja sebagai cerminan perusahaan mampu berjalan secara produktif, efektif dan efisien.
Kebijakan-kebijakan yang ada di dalam ketentuan tolok ukur.
Apresiasi untuk sumber daya yang ada di perusahaan, baik sumber daya alam yang digunakan hingga sumber daya manusianya.

Sifat dari sistem pengendalian ini tergantung dari kapasitas perusahaan. Semakin besar perusahaannya, maka sistem pengendalian yang digunakan juga semakin kompleks. Pengendalian manajemen juga sifatnya terpadu dan menyeluruh, maka dibutuhkan 4 pilar atau komponen berupa:

Pekerjaan/work
Tenaga kerja/employee
Hubungan/relationship
Lingkungan/environment

Beberapa pakar juga memberikan pendapatnya mengenai sistem pengendalian manajemen, yaitu sistem yang telah terintegrasi antara strategi, program, proses, anggaran, akuntansi hingga pertanggungjawabannya untuk mencapai hasil optimal (Sukarno).

Maka, bisa disimpulkan jika sistem pengendalian bidang manajemen merupakan kegiatan yang memiliki struktur dengan menjalankan aspek tertentu dengan menggabungkan 4 komponen utama dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

Ciri Sistem Pengendalian Manajemen

Sebagai pengendali sebuah organisasi atau perusahaan meliputi sumber daya manusia, alat dan teknologi yang digunakan hingga hasil produk yang diperoleh.
Pengendalian dilakukan atas dasar strategi dan evaluasi menyeluruh.
Orientasinya terfokus pada manusia karena digunakan sebagai pembantu manajer dalam mencapai strategi yang diinginkan perusahaan.
Pengendalian manajemen harus beriringan dengan tujuan dan strategi perusahaan atau organisasi
Sistem kontrol yang dibuat harus sesuai tanggung jawab keputusan manajer dan struktur organisasi.
Harus memberikan motivasi untuk manajer dan karyawan agar selalu berupaya semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi.

Fungsi Pengendalian Manajemen

Sistem yang sudah terstruktur dari pengendalian manajemen dibuat untuk mencapai target atau tujuan tertentu. Cara melakukan pengendalian bisa melalui hasil yang didapat dibandingkan langsung dengan perencanaan awal.

Ketika ada prestasi pencapaian kerja, maka pengendalian bisa dilakukan untuk setiap hasil ketika proses produksi berjalan. Tidak hanya berlaku pada proses produksi saja, tetapi untuk masalah operasional dan persediaan juga bisa dilakukan pengendalian manajemen dengan mudah.

Jika ditemukan permasalahan dan kesenjangan antara rencana dan hasil, maka bisa dilakukan tindakan antisipasi dan perbaikan sesegera mungkin

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

1. Detektor

Informasi mengenai aktivitas yang sedang berjalan. Sistem yang ada pada unsur ini sifatnya formalitas karena memberikan informasi kepada pimpinan perusahaan.

2. Selektor

Kemudian informasi yang diperoleh akan diseleksi berdasarkan masing-masing bagian. Unsur ini juga digunakan sebagai awal dalam menentukan solusi.

3. Komunikator

Informasi yang sudah dipilah berdasarkan bagian dan permasalahannya, kemudian dikomunikasikan kepada seluruh bagian untuk dicarikan solusi bersama.

4. Efektor

Unsur efektor meliputi perbaikan yang dilakukan oleh sistem manajemen yang dilakukan dengan efektif dan efisien. Perbaikan ini akan menyimpan perubahan yang menjadikannya sebuah kriteria baru di perusahaan.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses jalannya sistem pengendalian manajemen seharusnya berjalan secara formal. Namun kenyataannya, praktek di lapangan menunjukkan masih banyak perusahaan yang melakukan sistem pengendalian ini secara informal. Tahapan yang seharusnya dilakukan meliputi:

1. Pemrograman

Langkah pertama yang harus dilakukan sebuah perusahaan dalam sistem pengendalian manajemen adalah membuat dan menentukan program apa saja yang akan dikerjakan. Ide program juga diiringi dengan perkiraan alokasi sumber daya pada setiap program.

2. Membuat Anggaran

Biaya atau anggaran menjadi hal yang sensitif untuk keberlangsungan sebuah perusahaan. Setelah menentukan program, perusahaan harus memiliki rencana anggaran dengan catatan rinci dan sesuai kondisi keuangan yang ada.

Anggaran yang dibuat dijelaskan dalam satu moneter dan kurun waktu atau periode khusus. Pada umumnya, anggaran akan dibuat dalam jangka waktu 1 tahun. Agar lebih mudah membuatnya, Anda bisa mengumpulkan anggaran di setiap bagian, kemudian dijadikan satu.

3. Operasi dan Akuntansi

Anggaran yang dibuat dijadikan sebagai acuan atau patokan dalam pengeluaran perusahaan. Langkah selanjutnya adalah proses operasi dan akuntansi. Proses akuntansi meliputi pencatatan yang dilakukan oleh bagian tertentu tentang berbagai sumber daya dan penerimaan.

Catatan dari biaya-biaya yang ada ditulis dan digolongkan berdasarkan program yang telah dibuat. Penggolongan atas dasar program yang dibuat digunakan untuk perencanaan program di masa mendatang, sedangkan penggolongan atas dasar tanggung jawab digunakan untuk pengukuran kinerja manajer.

4. Laporan Analisa

Langkah terakhir yang ada dalam sistem pengendalian manajemen adalah laporan analisa. Tahapan ini menandakan siklus akhir dari proses pengendalian manajemen. Data yang sudah masuk merupakan bentuk pertanggungjawaban akuntansi yang dibuat perusahaan.

Laporan analisa yang dibuat, tidak hanya sekedar mencantumkan nominal, tetapi meliputi hal-hal berikut:

Perlu dilakukan perubahan rancangan anggaran, jika ditemukan ketidaksesuaian antara rencana dan fakta di lapangan.
Digunakan sebagai kumpulan kesimpulan untuk perbaikan masalah yang sebelumnya tidak dapat diantisipasi.
Perlu atau tidak strategi perusahaan yang sudah berjalan diperiksa kembali.
Perlu atau tidak melakukan penambahan, pengubahan atau penghapusan program di periode selanjutnya.

5. Pengawasan Tambahan

Meskipun sudah membuat laporan analisa, pengendalian manajemen juga perlu diawasi kembali. Pengawasan tambahan ini berfungsi untuk menjamin pengeluaran intern perusahaan agar tetap stabil dan tidak menimbulkan kerugian besar. Hal-hal yang perlu diawasi kembali adalah:

Laporan

Laporan perusahaan yang diawasi harus mengandung unsur ketepatan waktu, ketelitian pencatatan, memiliki nilai guna, hingga rincian yang tertera jelas dan benar. Laporan dibuat berdasarkan kondisi yang telah terjadi selama 1 periode.

Staf Audit Intern

Staf audit intern bertindak sebagai pegawai yang melakukan pemeriksaan ulang terhadap pelaksanaan prosedur kerja. Prosedur kerja yang sudah disusun dibandingkan dengan kondisi lapangan.

Budget dan Standarisasi

Pengawasan juga dilakukan dalam bentuk standarisasi dan budget. Bagian ini digunakan sebagai alat pengukur realisasi. Ketika standard budget telah ditentukan maka penyusunan laporan bisa dilakukan dengan mudah.

Selain itu, laporan budget juga digunakan sebagai pembanding antara rencana anggaran dengan realitanya. Tindakan ini akan menggambarkan secara jelas jika ditemukan penyimpangan yang mungkin terjadi.

Tahapan-tahapan ini harus dilakukan seluruhnya dan teratur karena satu sama lainnya memiliki keterikatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jika setiap tahapan dilakukan tidak tepat, maka akan memberikan efek buruk untuk tahap selanjutnya.

Sistem pengendalian manajemen merupakan salah satu bagian penting yang harus ada di sebuah perusahaan. Sistem ini akan membantu kinerja serta digunakan sebagai tolok ukur dalam mengembangkan bisnis, sehingga bisa bersaing dengan para kompetitornya.

Baca Juga Artikel Terkait “Sistem Pengendalian Manajemen”: