Fungsi Manajemen Persediaan: Pengertian dan Metodenya

Fungsi Manajemen Persediaan – Sistem manajemen yang diterapkan di setiap perusahaan pasti berbeda satu sama lainnya. Manajemen yang digunakan juga beraneka ragam, mulai dari manajemen produksi hingga persediaan. Untuk manajemen persediaan sendiri perlu diperhatikan dengan seksama dan teliti agar tujuan bisa dicapai.

Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan (inventory management) merupakan salah satu bidang keilmuan yang digunakan dalam ilmu manajemen produksi dan manajemen operasional. Manajemen ini sangat penting untuk perusahaan, khususnya jenis perusahaan manufaktur.

Inventory management menjadi bagian dari perusahaan yang fungsinya sebagai pengatur dan penjaga persediaan produk. Aktivitas yang dilakukan dalam bagian ini dimulai dari cara perolehan, penyimpanan hingga persediaan produk sebuah perusahaan.

Persediaan yang dimaksud bisa mencakup berbagai hal, misalnya persediaan bahan mentah (bahan baku), bahan pelengkap, barang ketika proses, barang jadi hingga suku cadang mesin. Meskipun Nampak mudah, tetapi manajemen persediaan perlu dilakukan secara teliti dan hati-hati.

Ketika persediaan kurang, maka akan berpengaruh pada pemenuhan kebutuhan konsumen dan kerugian. Sedangkan jika persediaan berlebih akan memerlukan tempat penyimpanan yang lebih besar. Jika hal ini tidak diatur dengan baik, bisnis yang dijalankan bisa berantakan hingga gagal.

Fungsi Manajemen Bidang Persediaan

Adanya bagian manajemen yang mengatur persediaan akan memudahkan perusahaan dalam melakukan kontrol. Semua aktivitas juga bisa berjalan dengan lancar, khususnya untuk bagian produksi. Beberapa fungsi dari manajemen persediaan adalah:

1. Sebagai Antisipasi Kekurangan Persediaan

Jika perusahaan Anda bergerak dalam produksi barang, maka manajemen bidang persediaan harus menjadi bagian utamanya. Jika ada pengaturan barang, maka bisa digunakan sebagai antisipasi jika suatu waktu mengalami kekurangan bahan baku.

Biasanya pada perusahaan yang sudah benefit atau berskala besar, manajemen bidang ini sudah dijalankan dengan baik, sehingga bisa meminimalisir masalah produksi. Hal ini dikarenakan supply barang lebih terjaga dan catatan persediaan dengan kondisi di gudang sudah sama.

Kekurangan persediaan, khususnya bahan baku utama akan sangat menghambat proses produksi, sehingga akan berdampak pada banyak hal.

2. Sebagai Antisipasi Pesanan Konsumen yang Tidak sesuai Kebutuhan

Tidak semua permintaan dari konsumen sesuai dengan ketersediaan produk di pihak produsen. Adanya penataan catatan persediaan akan mengantisipasi kondisi pesanan yang tidak sesuai.

Misalnya saja, jika permintaan meningkat dan persediaan masih banyak, maka proses produksi bisa dilakukan secara optimal. Sedangkan jika permintaan meningkat, tetapi persediaan tidak memenuhi, maka kerugian bisa menimpa perusahaan.

3. Sebagai Antisipasi jika Persediaan Tidak Ada di Pasaran

Untuk beberapa perusahaan, khususnya manufaktur akan melakukan proses produksi setiap hari dengan kebutuhan bahan baku berjumlah banyak. Dari semua bahan yang dibutuhkan, kadang kala ada beberapa jenis bahan yang sulit untuk didapatkan.

Ketika perusahaan memiliki persediaan bahan yang lengkap, maka ketika pasar membutuhkan, perusahaan bisa segera menyediakan produk. Fungsi ini pada intinya memastikan stok persediaan tetap ada.

4. Sebagai Jaminan Kelancaran Proses Produksi

Persediaan yang lengkap baik bahan baku hingga suku cadang akan menjamin proses produksi berjalan tanpa hambatan. Proses produksi yang lancar akan membuat proses pemasaran juga lancar. Akibatnya, tentu saja keuntungan yang diperoleh semakin besar.

Tidak hanya berfokus pada keuntungan semata, kelancaran proses produksi membuat barang jadi siap dibeli dan memenuhi kebutuhan konsumen.

Metode Manajemen Bidang Persediaan

Beberapa metode manajemen persediaan paling umum dan sering digunakan oleh perusahan-perusahaan di Indonesia dibagi atas 5 jenis, antara lain:

1. Economic Order Quantity Method/Metode EOQ

Metode kuantitas pesanan ekonomi merupakan salah satu metode manajemen persediaan yang menggunakan cara membeli persediaan berdasarkan permintaan pasar yang diterima.

Misalnya saja ketika perusahaan mendapatkan sebuah pesanan. Pemesan sudah memberikan kuantitas pesanan, waktu selesai hingga spesifikasi produk yang diperlukan. Kemudian perusahaan akan melakukan pertimbangan dari segala aspek.

Perusahaan memulai memperhitungkan banyak bahan yang dibutuhkan, harga bahan baku hingga estimasi waktu penyelesaian. Ketika persediaan sudah diatur, maka tidak akan ada beban pemeliharaan hingga biaya gudang sebagai penyimpan sisa bahan.

2. Material Requirement Planning Method/Metode MRP

Metode perencanaan kebutuhan material menjadi metode pengendali atau perencana persediaan yang menjadi bahan baku untuk selalu tersedia. Metode ini juga berfungsi untuk memastikan jumlah persediaan tetap menipis. Mengapa demikian?

Ketika jumlah persediaan dalam gudang sedikit, maka biaya penyimpanan gudang juga relatif lebih murah. Hal ini secara otomatis akan mengurangi biaya operasional dan bisa memaksimalkan keuntungan yang didapat.

Metode MRP dalam sistem kerjanya dilakukan dengan beberapa kegiatan perencanaan. Kegiatan yang dikerjakan mulai dari jadwal pembelian bahan baku, jadwal produksi hingga jadwal pengiriman produk.

3. Just In Time Method/Metode JIT

Metode dalam manajemen persediaan yang digunakan oleh perusahaan, salah satunya adalah metode JIT. Metode ini juga disebut dengan metode tepat waktu karena memungkinkan sebuah perusahaan tidak memiliki persediaan atau tidak melakukan stok barang.

Namun, tidak ada stok ini bukan berarti harus tanpa persediaan. Persediaan yang ada di gudang sebisa mungkin berada di angka mendekati nol. Jika benar-benar 0, maka dianggap sangat baik. Hal ini bertujuan agar perusahaan tidak ada biaya persediaan yang menjadi beban.

Ketika tidak ada persediaan sama sekali, metode ini akan memberikan keuntungan berupa perusahaan akan selalu berusaha dalam menyediakan persediaan sesuai kebutuhan. Jumlah yang diperlukan juga disesuaikan tanpa berlebihan.

Metode ini dapat dilakukan perusahaan jika memiliki hubungan yang baik dengan mitra bisnis, khususnya para pemasok bahan baku utama dan tambahan dari produk Anda. Maka, Anda bisa memesan kapan saja tanpa perlu menunggu lama dan bisa memulai proses produksi.

4. ABC Analyze Method/Metode Analisa ABC

Metode manajemen persediaan yang bisa Anda gunakan dengan mudah dan memberikan banyak manfaat adalah metode analisa ABC. Metode ini dilakukan dengan cara penggolongan persediaan berdasarkan nilai persediaan tersebut.

Nilai perusahaan yang dimaksud merupakan nilai total dari persediaan yang ada di gudang perusahaan. Setiap unit dari persediaan akan ditandai masing-masing menggunakan label sesuai klasifikasinya. Perlakuan setiap unit juga berbeda-beda.

Jika dicontohkan, perusahaan di dalam gudangnya memiliki persediaan cat, kayu dan paku. Untuk item cat akan diberikan label grade A, kayu label grade B dan paku dilabeli grade C.

5. Metode Periodik Review

Metode periodic review merupakan metode persediaan yang dapat dilakukan dalam jangka waktu pendek. Maksudnya, perusahaan bisa melakukan beberapa pemesanan persediaan bahan hanya selang beberapa hari saja atau dalam 1 hari.

Biasanya pemesanan persediaan sudah terjadwal teratur, sehingga memudahkan pihak manajemen dalam membuat estimasi biaya pengeluaran bahan baku. Metode ini memiliki keunggulan lebih dibandingkan lainnya yaitu meminimalisir fluktuasi permintaan kebutuhan bahan.

Tidak hanya itu, perusahaan yang menggunakan metode ini juga tidak perlu berbelit-belit pada proses administrasinya karena pembelian persediaan dilakukan sesuai jadwal yang tersedia. Sayangnya, metode ini akan menumpuk banyak stok di gudang, sehingga kurang efektif.

Manajemen persediaan merupakan salah satu bagian terpenting untuk mencapai kesuksesan sebuah perusahaan. Manajemen ini juga akan berkaitan dengan manajemen produksi hingga operasional dan bekerja sesuai fungsinya masing-masing.

Baca juga artikel seputar “Manajemen Persediaan” berikut ini :