jobdesk staff administrasi

Jobdesk Staff Administrasi: Tugas, Kualifikasi, Skill, Jenjang Karir dan Gaji

Diposting pada 7,565 views

Jobdesk Staff Administrasi – Staff administrasi memiliki peran yang sangat penting dalam setiap organisasi atau perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administratif yang mendukung operasional harian. Sebagai bagian dari tim administrasi, mereka bekerja di berbagai bidang, termasuk keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, atau departemen lainnya.

Staff administrasi memiliki peran penting dalam memastikan bahwa semua aspek administrasi berjalan lancar, termasuk mengelola dokumen, menjawab panggilan telepon, mengatur jadwal, serta membantu dalam penyusunan laporan dan presentasi.

Salah satu tugas utama dari seorang staff administrasi adalah mengelola informasi dan dokumen yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Mereka harus mampu mengorganisir dan menyimpan data dengan rapi, serta memastikan keamanan informasi yang sensitif.

Selain itu, staff administrasi juga sering berinteraksi dengan karyawan dan pihak eksternal, seperti pelanggan atau mitra bisnis. Mereka dapat membantu dalam menyusun jadwal pertemuan, mengkoordinasikan perjalanan dinas, serta menjawab pertanyaan dan permintaan dari berbagai pihak.

Di dalam artikel ini, kita akan membahas tentang seluk beluk staff administrasi khususnya jobdesk dari staff administrasi yang meliputi tugas, tanggung jawab, kualifikasi, skill dan gajinya. Berikut adalah jobdesk staff administrasi:

Jobdesk Staff Administrasi

Judul Pekerjaan: Staff Administrasi

Deskripsi Pekerjaan:

Sebagai seorang Staff Administrasi di perusahaan kami, Anda akan menjadi anggota tim yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administratif yang mendukung operasional harian. Anda akan bekerja secara langsung dengan departemen terkait, seperti keuangan, sumber daya manusia, atau pemasaran, untuk memastikan semua aspek administrasi berjalan lancar.

Tanggung Jawab Utama Staff Administrasi:

  1. Mengelola dan menjaga keakuratan data dan dokumen perusahaan, termasuk pengarsipan, pengolahan, dan penyimpanan dokumen yang relevan.
  2. Menyusun dan memelihara jadwal, mengatur pertemuan, serta mengirimkan undangan dan reminder kepada pihak terkait.
  3. Menangani panggilan telepon masuk, menyambut tamu, dan memberikan informasi yang diperlukan.
  4. Membantu dalam mengelola keuangan perusahaan, seperti pemantauan arus kas, mengatur pembayaran, dan menyusun laporan keuangan sederhana.
  5. Berinteraksi dengan karyawan dan pihak eksternal, menjawab pertanyaan umum, serta mengkoordinasikan kebutuhan administrasi yang relevan.
  6. Mendukung proses rekrutmen dan pengembangan sumber daya manusia, termasuk menyusun jadwal wawancara, mengatur tes, dan menyimpan data karyawan.
  7. Mengelola inventaris kantor, melakukan pemesanan dan pembelian kebutuhan kantor yang diperlukan.
  8. Membantu dalam penyusunan laporan, presentasi, dan materi promosi yang dibutuhkan.

Kualifikasi Staff Administrasi

  1. Minimal pendidikan Diploma atau setara dalam bidang terkait administrasi atau keuangan.
  2. Pengalaman kerja di bidang administrasi akan menjadi nilai tambah.
  3. Pemahaman yang baik mengenai prosedur administrasi, termasuk pengelolaan dokumen dan penggunaan perangkat lunak kantor.
  4. Kemampuan komunikasi yang baik dalam bahasa Indonesia, baik lisan maupun tulisan.
  5. Keterampilan organisasi yang kuat, kemampuan multitasking, dan ketelitian dalam menjalankan tugas-tugas administratif.
  6. Kemampuan bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
  7. Keterampilan teknologi yang baik, termasuk penggunaan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office.

Kami menawarkan kesempatan bagi Anda yang bersemangat dan memiliki keterampilan administrasi yang kuat untuk bergabung dengan tim kami dan berkontribusi dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan kami.

Di atas adalah contoh jobdesk untuk posisi staff administrasi. Mari kita bahas lebih lanjut tentang tugas, tanggung jawab, kualifikasi dan gajinya.

Tugas Secara Umum Staff Administrasi

Secara umum seorang staff administrasi memiliki beberapa tugas, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Tugas dalam hal Pengelolaan Dokumen dan Data:
    • Mengelola dan mengorganisir dokumen perusahaan, termasuk pengarsipan, pemrosesan, dan penyimpanan yang tepat.
    • Memastikan keakuratan dan keamanan data perusahaan.
    • Menyusun dan memelihara basis data karyawan, pelanggan, atau mitra bisnis.
  2. Tugas dalam hal Koordinasi Administrasi:
    • Mengatur jadwal pertemuan, mengirim undangan, dan mengirimkan reminder kepada pihak terkait.
    • Menangani panggilan telepon masuk, menjawab pertanyaan umum, dan mengarahkan panggilan ke departemen yang relevan.
    • Menyambut tamu dan mengatur kebutuhan administrasi terkait kunjungan bisnis.
  3. Tugas dalam hal Dukungan Keuangan:
    • Membantu dalam mengelola keuangan perusahaan, seperti pemantauan arus kas, mengatur pembayaran, dan menyusun laporan keuangan sederhana.
    • Memelihara dan mengupdate catatan keuangan, seperti faktur, pembayaran, dan transaksi keuangan lainnya.
    • Mengkoordinasikan dengan departemen keuangan terkait masalah administrasi dan dokumentasi keuangan.
  4. Tugas dalam hal Pengelolaan Sumber Daya Manusia:
    • Mendukung proses rekrutmen, seperti menyusun jadwal wawancara, mengatur tes, dan menyimpan data pelamar.
    • Mengelola dan memelihara data karyawan, termasuk pembuatan dan pemeliharaan file karyawan.
    • Mengkoordinasikan kebutuhan administrasi terkait karyawan, seperti pembuatan kontrak kerja, perpanjangan izin, dan asuransi karyawan.
  5. Tugas dalam hal Komunikasi dan Koordinasi:
    • Berinteraksi dengan karyawan dan pihak eksternal, menjawab pertanyaan umum, dan memberikan informasi yang diperlukan.
    • Mengkoordinasikan kegiatan internal, seperti rapat tim, pelatihan, atau acara perusahaan.
    • Berkomunikasi secara efektif dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional.
  6. Tugas dalam hal Administrasi Umum:
    • Mengelola inventaris kantor, melakukan pemesanan dan pembelian kebutuhan kantor.
    • Menyusun laporan, presentasi, dan materi promosi sesuai permintaan.
    • Menyediakan dukungan administrasi umum, seperti pemeliharaan peralatan kantor, pengelolaan surat-menyurat, dan penyusunan surat atau dokumen resmi.

Kualifikasi Staff Administrasi

Untuk menjadi Staff Administrasi, berikut adalah beberapa kualifikasi yang umumnya dicari:

  1. Pendidikan dan Pengetahuan:
    • Gelar Sarjana atau Diploma dalam bidang terkait seperti Administrasi Bisnis, Manajemen, atau Keuangan merupakan keunggulan, meskipun pendidikan formal tidak selalu menjadi persyaratan mutlak.
    • Pemahaman yang baik mengenai tata kelola administrasi dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen, pengarsipan, dan pemrosesan data.
  2. Keterampilan Administrasi:
    • Kemampuan organisasi yang baik untuk mengelola tugas-tugas administrasi, mengatur prioritas, dan menjaga kelancaran operasional.
    • Ketelitian yang tinggi dalam memproses data, mengelola dokumen, dan menjaga keakuratan informasi.
    • Kemampuan multitasking untuk menangani beberapa tugas sekaligus dengan baik.
  3. Keterampilan Komunikasi:
    • Kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan, untuk berinteraksi dengan baik dengan karyawan dan pihak eksternal.
    • Keahlian dalam penulisan laporan, surat, dan email yang jelas dan efektif.
    • Kemampuan mendengarkan yang baik untuk memahami kebutuhan dan permintaan dari pihak lain.
  4. Keterampilan Teknologi:
    • Penguasaan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan pemahaman tentang penggunaan perangkat lunak administrasi khusus.
    • Kemampuan menggunakan peralatan teknologi kantor, seperti printer, scanner, dan faksimili.
  5. Kerjasama Tim:
    • Kemampuan bekerja dalam tim dan berkolaborasi dengan anggota tim atau departemen lain untuk mencapai tujuan bersama.
    • Fleksibilitas dan keterbukaan terhadap perubahan dan tanggung jawab yang beragam.
  6. Pengalaman Kerja:
    • Pengalaman kerja sebelumnya di bidang administrasi atau posisi terkait dianggap sebagai keunggulan, terutama jika melibatkan tugas-tugas yang relevan dengan administrasi.

Setiap perusahaan mungkin memiliki persyaratan kualifikasi yang berbeda-beda untuk posisi staff administrasi ini, hal ini tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas kegiatan administrasi perusahaan mereka. Penting untuk membaca dan memahami persyaratan pekerjaan yang diiklankan oleh perusahaan yang Anda minati untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang kualifikasi yang mereka cari.

Skill Yang Harus Dimiliki Staff Administrasi

Staff administrasi harus memiliki beragam keahlian dan keterampilan untuk menjalankan tugas-tugas mereka dengan baik. Beberapa keahlian dan keterampilan yang penting bagi staff administrasi antara lain:

  1. Kemampuan dan Pengetahuan Tentang Administrasi
    Staff administrasi harus memiliki pemahaman yang baik tentang tata kelola administrasi, termasuk pengelolaan dokumen, pengarsipan, dan pemrosesan data. Mereka harus mampu mengorganisir tugas-tugas administratif, menjaga keakuratan informasi, dan mengatur prioritas dengan baik.
  2. Keterampilan Komunikasi Yang Baik
    Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting dalam pekerjaan administrasi. Staff administrasi harus bisa berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tulisan. Mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan tepat kepada pihak terkait dan menjawab pertanyaan dengan jelas.
  3. Keterampilan Teknologi
    Staff administrasi harus mahir dalam menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) untuk mengolah dokumen dan menyusun laporan. Mereka juga harus familiar dengan penggunaan peralatan teknologi kantor seperti printer, scanner, dan faksimili.
  4. Keterampilan Manajemen
    Staff administrasi harus memiliki keterampilan organisasi yang baik. Mereka harus mampu mengelola waktu, mengatur jadwal, dan menjaga keberlanjutan alur kerja. Kemampuan multitasking, mengatur prioritas, dan bekerja dengan efisiensi sangat diperlukan.
  5. Ketelitian dan Akurasi
    Staff administrasi harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dalam memproses data, mengelola dokumen, dan melakukan tugas-tugas administratif lainnya. Mereka harus memastikan bahwa informasi yang mereka tangani akurat dan tidak ada kesalahan yang dapat mengganggu operasional perusahaan.
  6. Kerjasama Tim
    Kemampuan untuk bekerja dalam tim dan berkolaborasi dengan baik dengan anggota tim dan departemen lain sangat penting. Staff administrasi harus bisa beradaptasi dengan lingkungan kerja yang beragam dan mampu menjalin hubungan kerja yang baik dengan rekan-rekan sejawat.
  7. Cepat dan Terbiasa Dengan Deadline
    Pekerjaan staff administrasi seringkali melibatkan deadline yang ketat dan situasi tekanan. Oleh karena itu, mereka perlu memiliki ketahanan yang baik dan kemampuan untuk tetap tenang dan fokus dalam menghadapi tantangan.
  8. Kerahasiaan dan Etika
    Staff administrasi seringkali memiliki akses ke informasi rahasia perusahaan atau data pribadi karyawan. Oleh karena itu, mereka harus menjaga kerahasiaan dan privasi informasi serta memiliki integritas yang tinggi dalam menjalankan tugas-tugas mereka.

Selain keahlian dan keterampilan ini, perusahaan mungkin juga memiliki keahlian dan keterampilan tambahan yang spesifik sesuai dengan industri atau kebutuhan mereka.

Jenjang Karir Staff Administrasi

Bagaimana jenjang karir seorang staff administrasi? Tentu saja sangat baik, namun jenjang karir seorang Staff Administrasi dapat bervariasi tergantung pada perusahaan, industri, dan upaya individu dalam pengembangan diri. Berikut ini adalah beberapa jenjang karir yang umum dalam profesi Staff Administrasi:

  1. Staff Administrasi
    Posisi awal dalam karir administrasi di mana seseorang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas administratif rutin dan mendukung operasional perusahaan.
  2. Staff Administrasi Senior
    Setelah memiliki pengalaman yang cukup, seorang Staff Administrasi dapat memperoleh promosi menjadi Staff Administrasi Senior. Pada tingkat ini, tanggung jawabnya mungkin menjadi lebih kompleks, seperti mengelola proyek administrasi kecil, mengawasi staff administrasi junior, atau mengambil peran lebih aktif dalam pengambilan keputusan.
  3. Supervisor/Administrasi Supervisor
    Sebagai Supervisor/Administrasi Supervisor, seseorang memiliki tanggung jawab pengawasan langsung terhadap tim administrasi. Mereka akan memimpin dan mengkoordinasikan tugas-tugas administratif, memberikan bimbingan kepada staf, serta memastikan kelancaran operasional dan pemenuhan target kerja.
  4. Manajer Administrasi
    Posisi Manajer Administrasi melibatkan pengelolaan strategis dan taktis seluruh fungsi administrasi di perusahaan. Tugasnya meliputi perencanaan, pengawasan, dan pengembangan tim administrasi. Manajer Administrasi juga berkolaborasi dengan departemen lain dalam pengambilan keputusan strategis terkait administrasi.
  5. Manajemen Senior atau Kepala Administrasi
    Pada tingkat ini, seseorang bisa mencapai peran kepemimpinan tertinggi di departemen administrasi. Mereka bertanggung jawab untuk mengatur kebijakan administrasi, mengarahkan inisiatif strategis, dan bekerja sama dengan eksekutif perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

Selain naik jabatan, seorang Staff Administrasi juga dapat memperluas wawasan dan keterampilan mereka dengan melanjutkan pendidikan atau pelatihan tambahan dalam bidang administrasi, manajemen, atau keahlian teknis lainnya. Ini dapat membuka peluang karir yang lebih luas, seperti menjadi spesialis dalam bidang tertentu, konsultan administrasi, atau memulai usaha sendiri sebagai pengusaha administrasi.

Penting untuk diingat bahwa jenjang karir dapat bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, dan tingkat persaingan di pasar kerja. Selalu perlu berkomitmen untuk pengembangan diri dan mencari peluang untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan dalam profesi administrasi.

Gaji Staff Administrasi

Berapa gaji seorang staff administrasi? Berikut adalah perkiraan kisaran gaji setiap bulannya seorang Staff Administrasi di kota-kota besar di Indonesia. Perlu diingat bahwa angka-angka ini hanya perkiraan dan bisa bervariasi tergantung pada perusahaan, industri, pengalaman, dan tingkat pendidikan:

KotaKisaran Gaji Bulanan (IDR)
Jakarta4.000.000 – 6.500.000
Surabaya3.500.000 – 5.500.000
Bandung3.000.000 – 5.000.000
Medan3.000.000 – 4.500.000
Makassar3.000.000 – 4.500.000
Semarang3.000.000 – 4.500.000
Palembang2.500.000 – 4.000.000
Yogyakarta2.500.000 – 4.000.000
Denpasar2.500.000 – 4.000.000
Balikpapan2.500.000 – 4.000.000

Perlu dicatat bahwa kisaran gaji tersebut hanya perkiraan dan dapat berbeda tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, sektor industri, tingkat tanggung jawab, pengalaman kerja, dan keterampilan tambahan yang dimiliki oleh kandidat.

FAQ Tentang Staff Administrasi

Apa tugas utama seorang Staff Administrasi?

Tugas utama seorang Staff Administrasi meliputi pengelolaan dokumen, pengarsipan, pemrosesan data, penyusunan laporan, pengaturan jadwal, koordinasi komunikasi internal dan eksternal, serta mendukung kegiatan administrasi umum perusahaan

Apa yang dimaksud dengan pengarsipan dan bagaimana Staff Administrasi melakukannya?

Pengarsipan adalah proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara sistematis agar mudah diakses dan ditemukan. Staff Administrasi biasanya menggunakan sistem pengarsipan fisik atau digital, seperti membuat label, mengorganisir file berdasarkan kategori atau tanggal, dan mencatat inventaris dokumen.

Apa peran Staff Administrasi dalam pengolahan data?

Staff Administrasi bertanggung jawab untuk memproses dan memasukkan data ke dalam sistem atau aplikasi yang digunakan oleh perusahaan. Mereka juga dapat melakukan analisis data sederhana, menghasilkan laporan berdasarkan data yang terkumpul, dan memastikan keakuratan data yang diolah.

Bagaimana Staff Administrasi mendukung koordinasi komunikasi internal dan eksternal?

Staff Administrasi membantu memfasilitasi komunikasi internal antara departemen atau karyawan dengan mengelola jadwal pertemuan, menyampaikan pesan atau informasi penting, serta menyediakan bahan atau dokumen yang diperlukan. Mereka juga dapat berperan dalam menjawab telepon, menjawab email, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal seperti vendor atau mitra bisnis.

Apa peran Staff Administrasi dalam penyusunan laporan?

Staff Administrasi berkontribusi dalam menyusun laporan yang mencakup informasi administratif, keuangan, atau operasional perusahaan. Mereka dapat mengumpulkan data, memformat laporan, dan melakukan analisis sederhana untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen atau pihak terkait.

Apa tanggung jawab Staff Administrasi terkait administrasi umum perusahaan?

Tanggung jawab Staff Administrasi terkait administrasi umum perusahaan meliputi pemeliharaan inventaris atau persediaan kantor, pengelolaan alat komunikasi seperti telepon dan faksimili, penanganan surat masuk dan keluar, serta pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan lingkungan kerja.

Baca juga:

Gambar Gravatar
Tim Editorial KitaPunya.net adalah seorang profesional di bidang Manajemen, Teknologi Digital dan Marketing dengan pengalaman lebih dari 10 tahun. KitaPunya.net saat ini menjadi situs pendidikan dan karir yang selalu berusaha memberikan inforamasi akurat, terpecaya dan terupdate.