purchasing staff

Tugas Purchasing Staff (Staf Pembelian) Beserta Tanggung Jawabnya

Diposting pada 1.121 views

Tugas Purchasing Staff – Apakah Anda sering mendengar istilah Purchasing Staff? Di dunia professional, perusahaan yang sudah cukup besar beranggotakan lebih dari 100 pegawai biasanya memiliki staff untuk melakukan pembelian sendiri. Posisi ini masuk ke dalam departemen procurement dengan job description yang lebih beragam lagi.

Secara sederhana purchasing adalah proses pemesanan jasa atau barang yang dilakukan oleh perusahaan, untuk memenuhi kegiatan bisnis.

Lantas, apa itu purchasing staff dan apa saja tanggung jawabnya?

Memahami Tentang Purchasing

Mengutip Inc, purchasing staff dikenal juga dengan staff pembelian. Purchasing staff adalah seorang karyawan  atau pekerja di sebuah perusahaan atau badan usaha yang pekerjaannya mengurus pembelian barang atau material yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut.

Material atau barang bisa meliputi perlengkapan kantor seperti alat tulis, kertas, printer, gunting, lem, dan masih banyak lagi. Intinya, purchasing staff melakukan pembelian terhadap apapun itu yang mendukung kinerja perusahaan. Dalam bentuk apapun itu seperti barang yang digunakan dalam operasional sehari-hari maupun berupa barang yang nantinya akan dijual kembali. 

Untuk barang yang dijual kembali contohnya bisa diambil dari badan usaha penyedia paket bunga. Purchasing staff melakukan pembelian bunga beserta perangkat lainnya untuk kemudian dirakit oleh staff lainnya dan dijual kembali. Jadi, barang atau material yang dibeli tidak harus barang yang dipakai tetapi juga bisa barang yang digunakan untuk dijual kembali nantinya. Barang yang dibeli tentu dengan memandang kualitas, kuantitas, dan harga yang terbaik.

Tujuan adanya divisi purchasing staff untuk mengontrol kualitas barang dan nilai dari produk, meminimalisasikan stock awal yang digunakan supaya saluran barang yang dipakai dapat terjaga antara barang yang masuk dengan yang keluar.

Sudah menjadi hal wajib dalam perusahaan seluruh pembelian bahan baku atau material, spare parts, material elektrikal, material tools dan seluruh kebutuhan yang harus dipenuhi, dari divisi-divisi yang ada dalam organisasi bisnis perusahaan manufaktur, sehingga perlu dilakukan melalui purchasing.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff

Tugas Purchasing Staff

Tugas seorang purchasing staff beragam tergantung dengan di mana perusahaan tempat ia bekerja, berapa skalanya, dan bagaimana pembagian job description nya dari HRD. Akan tetapi biasanya, hampir semua purchasing staff bertugas untuk membeli.

Berikut penjelasan tugas dari purchasing staff

1. Melakukan Pembelian Barang

Seperti namanya, tugas utama dari staf pembelian adalah melakukan pembelian berdasarkan kebutuhan perusahaan. Staf harus memilih produk dari berbagai vendor yang menawarkan produk. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan seleksi yang ketat guna memastikan perusahaan hanya menerima produk terbaik. Dalam hal pembelian, staf bisa bekerja sama dengan divisi keuangan atau finance

2. Menganalisis Vendor atau Supplier

Purchasing staff tidak hanya sekedar melakukan pembelian barang, tetapi  juga menganalisa vendor yang bagus untuk digunakan, melakukan negosiasi harga, pengambilan sampel, dan lainnya. Hal ini diperlukan untuk mendapatkan vendor atau supplier terbaik yang bisa diajak bekerjasama dalam jangka panjang.

3. Memastikan Kualitas Barang

Selain itu, walaupun sudah mendapatkan vendor terbaik, perusahaan harus tetap memastikan kualitas setiap produk yang datang. Begitu produk tiba, purchasing staff yang harus memeriksa kondisi dan kualitas barang. Jika ditemukan ada barang dalam kondisi kurang baik atau jumlahnya tidak sesuai, maka purchasing staff harus mengajukan komplain kepada vendor dengan menunjukkan bukti purchase order yang valid. 

4. Melakukan Rekapitulasi dan Laporan Pembelian

Semua transaksi dalam perusahaan baik masuk dan keluar harus didokumentasikan dengan baik. Rekapitulasi atau pengumpulan data berguna untuk membuat keputusan. Dari laporan akan terlihat apakah pembelian yang dilakukan sudah optimal atau belum serta bagaimana progres kerja sama dengan vendor.

Kebanyakan laporan akan dibuat tahunan, tetapi ada pula perusahaan yang menyusun laporan per semester dan triwulan. Jika ditemukan vendor yang kurang dari standar, maka tugas purchasing staff untuk mencari yang baru serta memutus atau menyelesaikan kontrak dengan yang lama.

Dokumen-dokumen yang harus direkap diantaranya adalah invoice dari vendor, purchase order yang lengkap dengan tanda tangan pihak-pihak yang berkepentingan, serta dokumen pengiriman barang.

Kehilangan salah satu di antara ketiga dokumen ini sudah pasti mendatangkan serangan panik. Jadi, jangan sampai hilang ya.

5. Membina Hubungan Baik dengan Vendor atau Supplier

Kerja sama yang berkelanjutan adalah kerja sama yang didasari hubungan yang baik. Meskipun banyak vendor atau supplier di luar sana, sulit untuk mendapatkan vendor yang benar-benar dapat bekerja sama dengan perusahaan. Itulah sebabnya mengapa perusahaan harus menjaga hubungan baik dengan vendor ketika vendor tersebut sudah dipastikan kualitasnya.

6. Mediasi Pembayaran dan Memastikan Pembayaran Tepat Waktu.

Hal ini cukup merepotkan karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.

Tanggung Jawab Purchasing Staff

Purchasing staff melakukan pembelian terhadap barang yang digunakan untuk mendukung operasional atau kinerja perusahaan. Seperti apa tanggung jawabnya?

1. Membuat Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian barang, ada baiknya seorang purchasing staff harus membuat perencanaan. Dengan begitu, pembelian dapat tertata dan tersistematis dengan baik. Pembelian yang  telah terencana juga mencegah pembelian berlebih yang hanya membuang anggaran perusahaan. 

2. Memastikan ketersediaan barang di perusahaan tersebut

Sebelum persediaan barang habis, purchasing staff harus sudah menyediakannya. Sebab, barang yang benar-benar habis tak bersisa akan menyulitkan perusahaan dalam beroperasi. Purchasing staff juga bertanggung jawab memastikan pembelian barang tidak berlebihan, sesuai kebutuhan, dan dengan harga seoptimal mungkin.

3. Memastikan Kualitas Vendor

Kemudian, tanggung jawab purchasing staff yang dinilai cukup menantang adalah memastikan vendor yang digunakan adalah yang terbaik. Memastikan vendor memberikan barang dan layanan terbaik meliputi proses permintaan barang, pemesanan, hingga pengiriman dan kualitas barang yang dikirim.

Bila sudah menentukan vendor, maka tidak ada salahnya untuk membuat kerja sama jangka panjang dengan vendor. Ini memberikan beberapa manfaat seperti efektivitas waktu dan produksi, cost yang lebih murah, keringanan pembayaran.

4. Negosiasi 

Hal selanjutnya yang menjadi tanggung jawab staf pembelian adalah negosiasi. Mengapa demikian? Sebab perusahaan harus mendapatkan pasokan barang yang dibutuhkan sesuai dengan anggaran perusahaan. Untuk mendapatkan barang yang berkualitas dengan harga yang cocok, staf harus melakukan negosiasi hingga harga cosok dan seusai. 

5. Pembuatan Purchase Order (PO)

Apabila perusahaan telah memilih vendor, karena itu buyer akan membuat dan memberikan purchasing order ke vendor sebagai satu tanda jadi pembelian.

Secara umum document ini ditandatangani oleh staf buyer atau dari pihak perusahaan.

6. Penerimaan Delivery Order (DO)

Saat vendor telah terima PO, maka vendor akan mengirim delivery order. Selanjutnya, document ini akan dikirim ke pihak perusahaan pembeli supaya bisa diverifikasi ulangi dan diberi tanda tangan oleh pihak yang mempunyai kuasa tertentu.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Seorang Purchasing Staff

1. Komunikasi yang baik.

Purchasing staff harus bisa berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan dan logistik. Tidak hanya itu, bagian purchasing staff juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen, serta menjaga hubungan baik dengan vendor dan supplier. Jadi keahlian dalam berkomunikasi sangat penting untuk purchasing staff.

2. Negosiasi dengan vendor & supplier. 

Ketika menerima penawaran dari vendor dan supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk atau jasa yang diperlukan. Purchasing staff yang mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, karena ini akan menguntungkan perusahaan kan? Keahlian ini yang sangat dicari oleh perusahaan!

3. Memiliki network vendor, supplier, service company & freelancer. 

Sebagai perusahaan, kebutuhan setiap divisi di dalamnya itu benar-benar bisa sangat variatif. Dimana bisa saja Anda diminta untuk mencari jasa fotografer, atau jasa catering makanan, event organizer, bahkan sampai penulis lepas! Ada baiknya Anda memiliki koneksi atau jaringan dengan individual atau perusahaan penyedia barang dan jasa tersebut. Ketika diminta, Anda sudah siap!

4. Pencatatan dan Dokumentasi Terorganisir. 

Karena banyaknya proses pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan oleh purchasing, maka pencatatan dan dokumentasi sangat penting untuk dilakukan. Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan tidak rapi. Ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi di masa yang akan datang bila tidak dilakukan dengan baik.

5. Keahlian dalam Microsoft Office dan mahir menggunakan komputer.

Memang sangat sederhana, tapi ini sangat penting karena akan ada banyak sekali pencatatan, pembuatan PO, tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagianya. Hal ini akan sangat membantu divis keuangan dan manajemen untuk merekap pengeluaran perusahaan kedepannya.

6. Paham perpajakan. 

Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak yang harus dibayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa saja berbeda, dan pajak yang dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa berbeda. Sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana, dan kapan harus dibayar. Ini keahlian yang sangat dicari terutama ketika kita bicara skill dari staff purchasing nih!

Cara Menjadi Purchasing Staff

Ada banyak pelatihan yang bisa meningkatkan pengetahuan dan keterampilan purchasing. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

Manajemen Purchasing

  • Purchasing Administration

Keterampilan Negosiasi

  • Procurement Negotiation & Contracting Strategy, tersedia dalam format pelatihan online dan tatap muka
  • Negotiation Skills for Purchasing, tersedia dalam format pelatihan online dan tatap muka

Gaji Purchasing Staff

Seorang purchasing staff bisa digaji rata-rata 4.5 juta rupiah per bulannya.

Jika perusahaan besar yang memiliki banyak pegawai, tentu saja tidak hanya ada 1 atau 2 staff purchasing saja, tetapi juga ada managernya. Gajinya pun bisa lebih besar lagi. 

Kalau ingin berkarir di bidang ini, lebih baik memang mencari perusahaan yang lebih besar sehingga punya jenjang karir yang bagus. Jika masih belum memungkinkan, Anda tetap bisa bekerja sebagai purchasing staff di perusahaan kecil atau medium untuk mengumpulkan pengalaman dan setelahnya bisa mencoba di perusahaan besar.

Pekerjaan sebagai purchasing staff juga menarik dan bisa dipelajari karena manfaatnya bisa bertemu dan berinteraksi dengan banyak orang dan tentunya tiap pekerjaan memiliki tantangannya tersendiri.

Baca Juga: