Resepsionis adalah karyawan dalam sebuah perusahaan yang bertugas menyambut dan menerima tamu. Resepsionis berperan sebagai image kantor karena menjadi wajah pertama yang bertemu dan berinteraksi langsung dengan konsumen atau tamu.
Resepsionis juga harus bisa menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut. Berikut ini kami jelaskan tentang job deskripsi resepsionis, mulai dari pengertian, tugas, tanggung jawab, jenjang karir sampai dengang gajinya.
Job Deskripsi: Pengertian Resepsionis
Resepsionis adalah orang yang salah satu tugasnya adalah menerima panggilan untuk kantor dan mengarahkan panggilan tersebut ke bagian yang diperlukan. Selain itu, apabila pihak penelepon membutuhkan informasi awal dan perkenalan seputar perusahaan, resepsionis juga dapat langsung menerangkan layanan dan produk yang diberikan.
Resepsionis juga dapat disebut sebagai front office, karena biasanya ditempatkan di depan kantor atau ruang kerja. Resepsionis harus memiliki penampilan yang rapi, sopan, dan profesional, karena merepresentasikan citra perusahaan di mata tamu.
Job Deskripsi: Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis dapat bervariasi tergantung pada jenis dan ukuran perusahaan. Namun secara umum, tugas resepsionis meliputi:
- Menyambut tamu yang datang dengan ramah dan sopan.
- Memberikan informasi dan arahan terkait tujuan kunjungan tamu.
- Mengatur jadwal pertemuan antara tamu dengan pihak perusahaan yang bersangkutan.
- Menerima panggilan telepon dan meneruskan ke bagian terkait jika diperlukan.
- Memberikan informasi melalui telepon jika ada yang menanyakan tentang layanan atau produk perusahaan.
- Melayani keluhan atau permintaan dari tamu atau pelanggan dengan baik dan cepat.
- Mengelola arsip yang berhubungan dengan resepsionis dan melakukan kegiatan administrasi sederhana.
- Menerima dan meneruskan surat, paket, atau dokumen yang masuk atau keluar dari kantor.
- Menjaga kebersihan dan kerapihan meja resepsionis dan area sekitarnya.
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan data tamu atau pelanggan.
- Menjalin komunikasi yang baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
- Mengupdate informasi terbaru tentang perusahaan, produk, atau layanan yang ditawarkan.
- Membuat laporan harian, mingguan, atau bulanan tentang aktivitas resepsionis.
- Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan atau manajemen.
Kualifikasi Resepsionis
Untuk menjadi seorang resepsionis, tidak diperlukan pendidikan tinggi tertentu. Namun biasanya, perusahaan lebih memilih lulusan SMA/SMK, terutama dari jurusan perhotelan atau administrasi perkantoran.
Jika memiliki latar belakang pendidikan D3/S1, jurusan yang sesuai adalah manajemen perhotelan atau administrasi perkantoran.
Selain pendidikan formal, resepsionis juga harus memiliki beberapa kualifikasi lain, seperti:
- Mampu berkomunikasi dengan baik, baik lisan maupun tulisan, dalam bahasa Indonesia maupun bahasa asing (terutama bahasa Inggris).
- Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi perkantoran (seperti Microsoft Office).
- Memiliki pengetahuan dasar tentang produk atau layanan perusahaan.
- Memiliki kemampuan interpersonal yang baik, seperti ramah, sopan, sabar, dan empati.
- Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik, seperti disiplin, teliti, dan tanggung jawab.
- Memiliki kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
- Memiliki motivasi dan inisiatif yang tinggi untuk belajar dan berkembang.
Skill yang Harus Dimiliki Resepsionis
Selain kualifikasi, resepsionis juga harus memiliki beberapa skill atau keahlian yang mendukung pekerjaannya. Beberapa skill yang harus dimiliki resepsionis adalah:
1. Skill komunikasi
Resepsionis harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan tamu, pelanggan, atau pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan. Resepsionis harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas, tepat, dan efektif, serta mendengarkan dengan baik dan memberikan tanggapan yang sesuai. Resepsionis juga harus bisa beradaptasi dengan berbagai jenis orang dan situasi yang dihadapi.
2. Skill pelayanan
Resepsionis harus mampu memberikan pelayanan yang berkualitas kepada tamu atau pelanggan. Resepsionis harus bisa memenuhi kebutuhan, harapan, atau permintaan dari tamu atau pelanggan dengan cepat dan profesional. Resepsionis juga harus bisa menangani keluhan atau masalah yang muncul dengan baik dan mencari solusi yang memuaskan.
3. Skill administrasi
Resepsionis harus mampu melakukan tugas administrasi yang berhubungan dengan resepsionis, seperti mengelola arsip, membuat laporan, mengatur jadwal, atau menginput data. Resepsionis harus bisa mengoperasikan komputer dan aplikasi perkantoran dengan lancar dan akurat. Resepsionis juga harus bisa menjaga keamanan dan kerahasiaan data yang ditangani.
4. Skill kerjasama
Resepsionis harus mampu bekerja sama dengan baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan. Resepsionis harus bisa menjalin komunikasi yang baik dengan atasan, rekan kerja, atau pihak lain yang terlibat dalam pekerjaannya. Resepsionis juga harus bisa memberikan atau menerima umpan balik yang konstruktif dan bersikap kooperatif.
Jenjang Karir Resepsionis
Resepsionis adalah salah satu profesi yang memiliki prospek karir yang cukup baik. Resepsionis dapat bekerja di berbagai bidang industri, seperti perhotelan, pariwisata, perbankan, kesehatan, pendidikan, atau media. Resepsionis juga dapat meningkatkan kompetensi dan pengalaman kerjanya untuk naik ke posisi yang lebih tinggi.
Beberapa posisi karir yang dapat dicapai oleh resepsionis adalah:
1. Supervisor resepsionis
Supervisor resepsionis adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasikan kinerja resepsionis di bawahnya.
Supervisor resepsionis juga bertugas untuk membuat jadwal kerja, memberikan pelatihan, mengevaluasi kinerja, atau menyelesaikan masalah yang terjadi di antara resepsionis.
2. Manager resepsionis
Manager resepsionis adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh operasional resepsionis di suatu perusahaan atau organisasi.
Manager resepsionis juga bertugas untuk membuat kebijakan, standar, atau prosedur kerja resepsionis, serta mengontrol anggaran, sumber daya manusia, atau fasilitas yang dibutuhkan oleh resepsionis.
3. Asisten direktur
Asisten direktur adalah orang yang bertanggung jawab untuk membantu direktur dalam menjalankan tugas-tugas manajerial di suatu perusahaan atau organisasi.
Asisten direktur juga bertugas untuk mewakili direktur dalam berbagai rapat, pertemuan, atau negosiasi dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Kisaran Gaji Resepsionis
Gaji resepsionis dapat bervariasi tergantung pada jenis dan ukuran perusahaan, lokasi kerja, pendidikan, pengalaman, atau posisi kerja. Namun secara rata-rata, gaji resepsionis di Indonesia berkisar antara Rp 2 juta hingga Rp 4 juta per bulan. Gaji resepsionis juga dapat meningkat seiring dengan kenaikan jabatan, tanggung jawab, atau prestasi kerja.
Berikut ini adalah kisaran gaji resepsionis di berbagai kota besar di Indonesia:
| Kota | Gaji rata-rata per bulan |
|---|---|
| Karawang | Rp 4.641.736 |
| Jakarta | Rp 4.197.171 |
| Serang | Rp 4.157.438 |
| Tangerang | Rp 3.565.392 |
| Bekasi | Rp 3.527.661 |
| Bandung | Rp 3.243.899 |
| Surabaya | Rp 3.242.703 |
| Bogor | Rp 3.223.482 |
| Depok | Rp 3.022.747 |
| Semarang | Rp 2.999.000 |
| Yogyakarta | Rp 2.995.000 |
| Medan | Rp 2.950.000 |
| Makassar | Rp 2.900.000 |
| Palembang | Rp 2.800.000 |
| Malang | Rp 2.750.000 |
| Denpasar | Rp 2.700.000 |
| Balikpapan | Rp 2.600.000 |
| Bandar Lampung | Rp 2.500.000 |
| Pekanbaru | Rp 2.500.000 |
| Banjarmasin | Rp 2.400.000 |
FAQ tentang Tugas Resepsionis
Seorang resepsionis bertanggung jawab untuk menyambut dan melayani tamu atau pengunjung. Mereka menjawab telepon, mengarahkan tamu ke tempat yang tepat, menjaga kebersihan dan keteraturan area lobi, mengatur janji atau pertemuan, dan memberikan informasi dasar kepada tamu.
Keterampilan yang diperlukan untuk menjadi seorang resepsionis yang baik antara lain kemampuan komunikasi yang baik, ramah dan sopan, kemampuan multitasking, pengetahuan tentang penggunaan peralatan kantor seperti telepon dan komputer, serta kemampuan mengatur waktu dengan baik.
Seorang resepsionis umumnya menggunakan peralatan seperti telepon, printer, komputer, mesin faks, scanner, dan sistem manajemen reservasi atau jadwal.
Sebagai seorang resepsionis, penting untuk tetap tenang dan sabar dalam menghadapi situasi sulit atau tamu yang tidak puas. Dengarkan keluhan mereka dengan baik, beri respon yang sopan dan empati, dan tawarkan solusi yang dapat memuaskan mereka sebisa mungkin. Jika diperlukan, mintalah bantuan dari atasan atau pihak yang berwenang untuk menangani situasi tersebut.
Baca juga:
- Cara Menjadi Operator Produksi Yang Handal dan Sukses
- Gaji Operator Produksi di Indonesia
- Tugas Operator Produksi
- 9 Tugas Pokok Operator Produksi di Perusahaan
- Materi Produksi
- 8 Tugas Manajer Produksi
