Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya

Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya – Biasanya, Kamu akan menemui seorang staff administrasi yang sedang mengetik, menyusun, atau membereskan sesuatu. Staff administrasi harus memiliki sistem organisir yang baik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Jabatan ini tentu tidak bisa dianggap enteng dan sebelah mata.

Kalau Kamu masih awam seputar pekerjaan staf administrasi, mungkin Kamu akan tertarik dengan model pekerjaannya yang harus rapi, teliti, cermat, dan terstruktur. Tugas seorang staff administrasi tidak mudah dan mereka harus sanggup memenuhi beberapa keahlian tertentu.

Daftar Isi Artikel

Apa Itu Staff Administrasi?

Administrasi sendiri memiliki kata dasar ad, yaitu memiliki dan ministrare atau intensif. Bila diterjemahkan artinya adalah memenuhi dan melayani.

Administrasi secara umum adalah aktivitas merencanakan, mengarahkan, menyelenggarakan, melakukan organisir, dan mengawasi seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan sebuah instansi.

Staff administrasi adalah seseorang yang mampu bertanggung jawab dalam mengelola aktivitas tersebut agar tertata dengan baik.

Begitu juga dengan jadwal pimpinan yang harus diatur oleh staff administrasi. Hal ini dilakukan supaya tidak ada pertemuan atau rapat yang bentrok di tengah jalan.

Seorang staff adminitrasi harus mampu bekerja dengan ulet dan mampu menghadapi berbagai tekanan karena hasil pekerjaan mereka memiliki pengaruh besar terhadap kesuksesan perusahaan.

Banyak jobs description yang harus diselesaikan dalam satu waktu supaya tidak menumpuk dan mengganggu jalannya kebutuhan kantor.

Tugas Seorang Staff Administrasi

Beberapa tugas seorang staff administrasi umumnya adalah mengurus rekapan data dan menyimpan dokumen yang sudah diterima.

Komunikasi dan koordinasi dengan tenaga kerja yang lain juga dibutuhkan agar seluruh tugas dan tanggung jawab tersebut dapat dipenuhi. Apa saja tugas yang harus kamu kerjakan ketika menjadi staff administrasi?

1. Melakukan Entri Data

Data-data yang menyangkut perusahaan selalu hilir mudik ke bagian administrasi. Tugas seorang staff administrasi adalah segera menginput dan melakukan entri data-data tersebut.

Terkadang, Kamu akan menjumpai seorang staff administrasi bekerja sama dengan pihak lain, seperti bagian inventaris.

2. Mengurus Arsip dan Rekap Data

Tugas seorang staff administrasi selanjutnya adalah mengurus arsip dan merekap data. Kumpulan data yang sudah diinput akan diarsipkan agar tertata secara rapi dan terstruktur. Terdapat dua wujud pengarsipan data sebuah perusahaan, yaitu arsip elektronik dan fisik.

Arsip elektronik adalah arsip kumpulan data berupa file dokumen word maupun spreadsheet. Sedangkan arsip fisik merupakan arsip data berwujud nyata, seperti surat laporan, bukti transaksi, surat keterangan, dan lain-lain.

Staff administrasi merekap data-data menjadi lebih ringkas, padat, dan teratur secara sistematis. Data yang dibutuhkan secara mendadak akan mudah ditelusuri dan ditemukan untuk dicek kembali.

3. Mengarsipkan Surat Masuk dan Keluar

Tidak hanya data-data penting, perusahaan atau kantor juga selalu menerima pesan berupa surat, paket, dan email. Tugas seorang staff administrasi adalah mengelola pesan-pesan tersebut dengan cara memilahnya lebih lanjut.

Setelah itu, apabila tertera tujuan spesifik dari pesan tersebut, Kamu sebagai staff administrasi akan meneruskannya ke pihak-pihak penerima pesan.

Kamu juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan pesan-pesan yang sudah masuk dan keluar supaya dapat dicari ketika dibutuhkan kembali.

4. Menyusun Agenda Kantor Sedemikian Rupa

Seorang staff administrasi juga memiliki tugas untuk mengatur dan menyesuaikan agenda perusahaan, baik itu kunjungan maupun pertemuan dalam jangka waktu harian, bulanan, hingga tahunan. Hal ini ditujukan agar tidak terjadi bentrok dan membuat kacau acara yang hendak diadakan.

Kamu harus teliti untuk mencari waktu kosong yang dapat diisi dengan permintaan kunjungan atau rapat tertentu supaya agenda perusahaan dapat berjalan lancar dan tidak terganggu. Jangan lupa untuk menyesuaikannya pula dengan kebutuhan pimpinan.

5. Menerima Panggilan Telepon

Merupakan salah satu tugas seorang staff administrasi yang menuntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik bersama klien ataupun pihak bersangkutan yang lainnya.

Biasanya, tugas ini diberikan kepada seorang staff administrasi di perusahaan yang masih tergolong tidak terlalu besar.

Namun, ketika Kamu memang mendapatkan tugas ini, Kamu harus tetap mengutamakan etika dan kesopanan sebagai bentuk citra perusahaan yang baik.

6. Mempersiapkan Kebutuhan Akomodasi Kunjungan

Ketika perusahaan akan melakukan kunjungan ke kantor lain atau sebaliknya, staff administrasi bertugas untuk mengatur dan menjadwalkan akomodasi pimpinan dan karyawan, mulai dari penginapan hingga tiket transportasi.

Seluruh keperluan akomodasi harus ditentukan secara cermat agar keuangan yang sudah disediakan dapat bermanfaat secara maksimal.

7. Memantau Ketersediaan Alat Tulis Kantor

Alat tulis kantor bersifat krusial dan pasti dibutuhkan oleh seluruh karyawan. Staff administrasi akan mengawasi ketersediaannya, apakah ada yang habis atau hilang, sehingga perlu mendapatkan pengganti.

Hal ini dilakukan supaya seluruh karyawan tidak kesulitan saat bekerja karena kebutuhan alat tulis kantor sudah rapi dan terpenuhi.

8. Melayani Keperluan Klien

Meskipun terkesan akan jarang dilakukan, tugas ini penting untuk membantu meningkatkan kemampuan berkomunikasi seorang staff administrasi. Kamu harus berani untuk menyapa dan memberikan bantuan apabila dibutuhkan.

Keahlian yang Harus Dimiliki Seorang Staff Administrasi

Untuk membantu memenuhi tugas dan tanggung jawab tersebut, staff administrasi akan dibantu dengan keahlian tertentu yang harus dimiliki

1. Manajemen Waktu

Tugas yang padat dan tidak jarang membuat kewalahan harus dibarengi dengan keahlian staff administrasi untuk melakukan time management. Keahlian tersebut dapat disesuaikan dengan cara yang efektif.

Dengan keahlian ini, staff administrasi tidak perlu terganggu dengan hal-hal yang datang secara mendadak, namun dapat mengatasinya dengan baik tanpa ada detail pekerjaan yang terlewatkan. Staff administrasi akan mampu bekerja secara padat dan produktif.

2. Keahlian Menulis

Staff administrasi adalah orang yang sudah tidak asing dengan catatan dan tulisan. Keahlian ini akan membantu Kamu untuk menulis dengan cepat, namun ringkas. Hal ini akan mempermudah memenuhi urusan kepenulisan.

Kamu dapat melatih kemampuan menulis dengan banyak membaca dan mempelajari perbendaharaan kata yang sangat luas. Keahlian ini bertujuan untuk memudahkan orang lain memahami pesan yang akan Kamu sampaikan lewat tulisan.

3. Komunikasi yang Baik

Selain menulis, kemampuan komunikasi dalam berbicara dan menanggapi sebuah percakapan adalah keahlian penting untuk dimiliki staff administrasi.

Kamu akan bertemu dengan klien dan orang penting lainnya ketika menerima telepon dan pertemuan secara langsung. Staff administrasi harus menerapkan cara berkomunikasi yang lugas, ramah, dan mudah dimengerti.

4. Mampu Mengaplikasikan Microsoft Office dan Aplikasi Sejenis

Staff administrasi harus melakukan input, arsip, dan rekap data sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Kamu harus mampu mengoperasikan Microsoft Office atau aplikasi sejenis yang akan membantumu memenuhi kebutuhan pekerjaan.

Jika sudah terbiasa dengan keahlian ini, Kamu mudah beradaptasi dengan teknologi lain yang harus Kamu pelajari di perusahaan tempatmu bekerja.

5. Kecermatan dan Ketelitian

Tidak boleh ada yang salah atau tertinggal, semua harus lengkap dan tertata. Itulah beberapa prinsip yang harus Kamu perhatikan ketika menjalankan tugas sebagai seorang staff administrasi.

Kamu harus ahli dalam menganalisis dan memasukkan informasi berkuantitas tinggi sehingga menjadi efisien dan terorganisir dengan baik.

Gaji Seorang Staff Administrasi

Rata-rata gaji sebagai staff administrasi di Indonesia adalah Rp4.701.000 setiap bulan. Berikut gaji staff administrasi berdasarkan wilayah

Jakarta, Rp4.702.575 per bulan
Surabaya, Rp3.615.032 per bulan
Bandung, Rp4.855.994 per bulan
Denpasar, Rp3.181.813 per bulan

Sedangkan, untuk perusahaan nasional dan multinasional, Kamu bisa menerima gaji sebagai staff administrasi antara Rp7.000.000-Rp15.000.000.

Kesimpulan

Jika Kamu berminat bekerja sebagai staff administrasi, pastikan Kamu sudah mumpuni di segala keahlian yang dibutuhkan. Kamu tidak akan jauh dari tugas-tugas penulisan dan perekapan.

Sesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan, seperti jenis kelamin dan tingkat pendidikan terakhir.