Pengertian Dokumentasi: Jenis, Tujuan, Cara Membuatnya

Dokumentasi adalah proses atau tindakan mencatat, menyimpan, dan mengelola informasi, data, atau fakta untuk tujuan referensi, pengarsipan, komunikasi, atau pengambilan keputusan di masa mendatang. Hal ini melibatkan pengumpulan, pengorganisasian, dan penyajian informasi secara tertulis, visual, atau digital agar mudah diakses dan dipahami oleh orang lain.

Tujuan dilakukan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Dokumentasi bisa berupa catatan kejadian yang terjadi di masa lalu, seperti dokumen, tulisan, gambar, atau karya orang lain.

Dalam artikel ini kita akan membahas mengenai pengertian dokumentasi, jenis, tujuan dan fungsi dokumentasi.

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah proses yang melibatkan berbagai macam dokumen sebagai sumber informasi atau bukti resmi. Dokumen dapat berupa tulisan, gambar, video, audio, atau bentuk lain yang mengandung informasi tertentu.

Dokumentasi dapat dilakukan dengan cara mencatat, mengklasifikasikan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan dokumen sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pengguna.

Dokumentasi memiliki fungsi penting dalam berbagai bidang pengetahuan dan pekerjaan manusia, seperti ilmu pengetahuan, hukum, sejarah, seni, pendidikan, bisnis, dan lain-lain. Dokumentasi dapat membantu pengguna untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan bukti yang akurat dan terpercaya.

Dokumentasi juga dapat menjadi alat untuk menjaga keutuhan dan keotentikan informasi yang terdapat dalam dokumen. Selain itu, dokumentasi dapat menjadi alternatif untuk menyelamatkan fisik dan isi dokumen dari kerusakan atau kehilangan.

Manfaat Dokumentasi

Dalam berbagai konteks, dokumentasi memiliki peran penting, seperti dalam proyek pengembangan perangkat lunak, kegiatan bisnis, penelitian ilmiah, perencanaan, pemeliharaan infrastruktur, atau kegiatan administratif. Dokumentasi memainkan peran kunci dalam mengabadikan pengetahuan, pengalaman, prosedur, dan kebijakan agar dapat diakses dan digunakan kembali oleh orang lain.

Manfaat dokumentasi meliputi:

1. Referensi

Dokumentasi memungkinkan informasi penting dapat ditemukan dan digunakan kembali di masa mendatang. Ini membantu menghindari kehilangan informasi yang berharga dan mempercepat akses ke pengetahuan yang relevan.

2. Komunikasi

Dokumentasi membantu dalam menyampaikan informasi secara jelas dan konsisten kepada orang lain. Dengan dokumentasi yang baik, pesan dapat dipahami dengan lebih baik dan meminimalkan kesalahpahaman.

3. Pelacakan dan Audit

Dokumentasi memungkinkan pelacakan aktivitas, keputusan, atau perubahan yang telah terjadi. Ini memungkinkan pengawasan dan audit untuk memastikan kepatuhan, memeriksa jejak rekam, atau meninjau sejarah kejadian.

4. Kontinuitas dan Pengetahuan Berkelanjutan

Dokumentasi memastikan bahwa pengetahuan dan informasi yang penting dapat dipertahankan bahkan ketika orang yang asli terlibat sudah tidak tersedia. Ini membantu dalam mencapai kontinuitas dalam operasi, meminimalkan kerugian, dan memfasilitasi pembelajaran organisasi.

5. Pengambilan Keputusan

Dokumentasi yang akurat dan terkini menyediakan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang tepat. Informasi yang terdokumentasi dengan baik memungkinkan analisis data yang lebih baik dan membantu dalam mengidentifikasi tren, masalah, atau peluang.

Jenis-jenis Dokumentasi

Dokumentasi bisa dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan bentuk, sumber, tujuan, dan cara penyajiannya. Berikut adalah beberapa jenis dokumentasi yang umum dikenal:

Dokumentasi teks
Dokumentasi ini berbentuk tulisan yang bisa dicetak atau ditampilkan di layar. Contohnya adalah buku, artikel, laporan, surat, undang-undang, dan sebagainya.
Dokumentasi audiovisual
Dokumentasi ini berbentuk suara dan gambar yang bisa didengar atau dilihat. Contohnya adalah film, video, rekaman suara, podcast, dan sebagainya.
Dokumentasi digital
Dokumentasi ini berbentuk data atau informasi yang disimpan dalam media elektronik. Contohnya adalah website, blog, e-book, e-journal, database, dan sebagainya.
Dokumentasi primer
Dokumentasi ini berasal dari sumber pertama atau asli yang menghasilkan informasi. Contohnya adalah hasil penelitian, wawancara, observasi, survei, dan sebagainya.
Dokumentasi sekunder
Dokumentasi ini berasal dari sumber kedua atau turunan yang mengolah informasi dari sumber primer. Contohnya adalah ringkasan, ulasan, analisis, kritik, dan sebagainya.
Dokumentasi tersier
Dokumentasi ini berasal dari sumber ketiga atau lanjutan yang mengolah informasi dari sumber primer dan sekunder. Contohnya adalah indeks, abstrak, bibliografi, direktori, dan sebagainya.
Dokumentasi internal
Dokumentasi ini ditujukan untuk kepentingan sendiri atau organisasi yang membuatnya. Contohnya adalah catatan rapat, agenda kerja, evaluasi kinerja, dan sebagainya.
Dokumentasi eksternal
Dokumentasi ini ditujukan untuk kepentingan umum atau pihak luar yang membutuhkannya. Contohnya adalah publikasi ilmiah, berita, artikel populer, dan sebagainya.
Dokumentasi deskriptif
Dokumentasi ini bertujuan untuk menjelaskan atau menggambarkan suatu hal dengan fakta-fakta yang ada. Contohnya adalah dokumenter alam, biografi tokoh, ensiklopedia, dan sebagainya.
Dokumentasi preskriptif
Dokumentasi ini bertujuan untuk memberikan petunjuk atau arahan tentang suatu hal yang harus dilakukan. Contohnya adalah manual penggunaan produk, panduan belajar online, resep masakan, dan sebagainya.

Kegiatan dalam Dokumentasi

Dokumentasi melibatkan beberapa kegiatan yang saling berkaitan untuk menghasilkan dokumen yang bermutu dan bermanfaat. Berikut adalah beberapa kegiatan dalam dokumentasi:

Pengumpulan informasi
Kegiatan ini dilakukan untuk mencari dan mendapatkan informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang ingin didokumentasikan. Informasi bisa berasal dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, internet, wawancara, observasi, dan sebagainya.
Pengolahan informasi
Kegiatan ini dilakukan untuk mengelola dan menyusun informasi yang telah dikumpulkan menjadi sebuah dokumen yang sistematis dan logis. Pengolahan informasi meliputi kegiatan seperti menyaring, mengklasifikasikan, menganalisis, menyimpulkan, dan merevisi informasi.
Pemilihan informasi
Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan informasi mana yang akan dimasukkan ke dalam dokumen dan mana yang akan diabaikan. Pemilihan informasi didasarkan pada kriteria seperti relevansi, keakuratan, kelengkapan, kesesuaian, dan keterbaruan informasi.
Penyimpanan informasi
Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga dan melindungi informasi yang telah diolah menjadi dokumen agar tidak hilang, rusak, atau bocor. Penyimpanan informasi bisa dilakukan dengan cara fisik (misalnya dalam bentuk kertas, CD, flashdisk) atau digital (misalnya dalam bentuk file, cloud, database).
Penyebaran informasi
Kegiatan ini dilakukan untuk membagikan atau mempublikasikan dokumen yang telah dibuat kepada pengguna yang membutuhkan. Penyebaran informasi bisa dilakukan dengan cara cetak (misalnya dalam bentuk buku, majalah, koran) atau elektronik (misalnya dalam bentuk website, blog, e-mail).

Fungsi dan Tujuan Dokumentasi

Dokumentasi memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang penting bagi individu maupun organisasi yang melakukannya. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan dokumentasi:

Fungsi komunikatif
Dokumentasi berfungsi sebagai sarana komunikasi antara pembuat dan pengguna dokumen. Dokumentasi memungkinkan pembuat dokumen untuk menyampaikan pesan, gagasan, atau informasi kepada pengguna dokumen secara efektif dan efisien.
Fungsi informatif.
Dokumentasi berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat memberikan pengetahuan, keterangan, atau bukti tentang suatu hal kepada pengguna dokumen. Dokumentasi dapat membantu pengguna dokumen untuk memperoleh pemahaman, wawasan, atau solusi tentang suatu hal.
Fungsi edukatif
Dokumentasi berfungsi sebagai alat pendidikan yang dapat meningkatkan keterampilan, kemampuan, atau kompetensi pengguna dokumen. Dokumentasi dapat membantu pengguna dokumen untuk belajar, berlatih, atau mengembangkan diri dalam suatu bidang tertentu.
Fungsi administratif
Dokumentasi berfungsi sebagai alat administrasi yang dapat mendukung kegiatan operasional atau manajerial suatu organisasi. Dokumentasi dapat membantu organisasi untuk merencanakan, mengorganisir, mengendalikan, atau mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
Fungsi legal
Dokumentasi berfungsi sebagai alat legal yang dapat memberikan perlindungan hukum bagi pembuat atau pengguna dokumen. Dokumentasi dapat membantu pembuat atau pengguna dokumen untuk membuktikan hak, kewajiban, tanggung jawab, atau kesepakatan yang ada.

Contoh Dokumentasi

Berikut ini adalah contoh-contoh dokumentasi yang sering kita temui dalam kehidupan sehari-hari:

1. Buku Catatan

Buku catatan adalah bentuk dokumentasi yang umum digunakan dalam berbagai situasi. Ini dapat berupa catatan pelajaran di sekolah, catatan pertemuan di tempat kerja, atau catatan penting lainnya. Buku catatan membantu kita mencatat informasi, ide, dan peristiwa yang relevan untuk referensi di masa mendatang.

2. Bukti Pembayaran

Ketika kita melakukan transaksi keuangan seperti pembelian barang atau pembayaran tagihan, kita menerima bukti pembayaran. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi dan dapat digunakan sebagai referensi di kemudian hari jika diperlukan klaim atau pertanyaan terkait transaksi tersebut.

3. Surat Kontrak

Surat kontrak adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengatur persyaratan dan kesepakatan antara dua pihak. Ini mungkin berupa kontrak sewa, kontrak kerja, atau perjanjian lainnya. Surat kontrak mendokumentasikan hak dan kewajiban masing-masing pihak dan digunakan sebagai referensi jika ada perselisihan atau perubahan yang terjadi.

4. Slip Gaji

Slip gaji adalah dokumentasi yang diterima oleh karyawan setiap bulan yang merinci informasi tentang pendapatan dan potongan gaji mereka. Ini mencakup informasi seperti gaji dasar, tunjangan, pajak yang dipotong, dan jumlah gaji bersih yang diterima. Slip gaji penting untuk tujuan perpajakan, manajemen keuangan pribadi, dan sebagai bukti penghasilan.

5. Kartu Identitas

Kartu identitas, seperti kartu identitas nasional atau paspor, adalah dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Ini berisi informasi pribadi seperti nama, tanggal lahir, alamat, dan nomor identifikasi unik. Kartu identitas digunakan untuk berbagai keperluan resmi, seperti pembukaan rekening bank, perjalanan internasional, atau pendaftaran dokumen penting lainnya.

6. Sertifikat atau Lisensi

Sertifikat atau lisensi diberikan setelah menyelesaikan kursus atau program tertentu. Dokumen ini membuktikan bahwa seseorang telah memperoleh pengetahuan atau keterampilan dalam bidang tertentu.

Contohnya adalah sertifikat pelatihan, sertifikat pendidikan, atau lisensi profesional. Sertifikat atau lisensi ini dapat digunakan sebagai bukti kualifikasi dalam pencarian pekerjaan atau dalam praktik profesional.

Tips Membuat Dokumentasi Yang Baik dan Benar

1. Tentukan Tujuan dan Audiens

Sebelum memulai, tentukan tujuan dokumen tersebut dan siapa audiens yang akan menggunakannya. Mengetahui tujuan dan audiens akan membantu Anda menyusun konten yang relevan dan disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

2. Rencanakan Struktur Dokumen

Buat rencana dan struktur dokumen sebelum mulai menulis. Tentukan bagian-bagian utama yang akan ada dalam dokumen, seperti pengantar, isi, dan kesimpulan. Rencana ini akan membantu Anda mengorganisir informasi dengan lebih terstruktur.

3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana

Pilih bahasa yang jelas, sederhana, dan mudah dipahami oleh audiens target. Hindari penggunaan frasa atau istilah teknis yang mungkin tidak dikenal oleh semua orang. Gunakan kalimat singkat dan padat untuk mengkomunikasikan informasi secara efektif.

4. Gunakan Format yang Tepat

Gunakan format yang tepat untuk jenis dokumen yang Anda buat. Jika itu adalah panduan atau petunjuk, gunakan poin-poin atau langkah-langkah yang teratur. Jika itu adalah laporan, gunakan bagan, tabel, atau grafik untuk menyajikan data dengan jelas. Format yang tepat akan membantu pembaca memahami informasi dengan lebih baik.

5. Sertakan Contoh atau Ilustrasi

Jika memungkinkan, sertakan contoh atau ilustrasi yang membantu menjelaskan konsep atau instruksi yang Anda sampaikan. Contoh atau ilustrasi dapat membantu audiens memahami informasi dengan lebih baik dan memberikan gambaran yang lebih konkret.

6. Gunakan Nama-nama yang Konsisten

Pastikan penggunaan nama-nama atau istilah-istilah konsisten dalam seluruh dokumen. Ini akan menghindari kebingungan dan memudahkan pembaca dalam mengikuti alur informasi.

7. Sertakan Referensi dan Sumber Informasi

Jika Anda menggunakan informasi atau data dari sumber lain, sertakan referensi atau sumber tersebut. Ini akan memberikan kredibilitas pada dokumen Anda dan memungkinkan pembaca untuk melacak sumber informasi tersebut jika diperlukan.

8. Lakukan Revisi dan Pengeditan

Setelah menyelesaikan penulisan dokumen, luangkan waktu untuk merevisi dan mengeditnya. Periksa kesalahan tata bahasa, kejelasan informasi, dan konsistensi. Anda juga dapat meminta orang lain untuk membaca dan memberikan masukan sebelum mempublikasikan dokumen.

9. Jaga Kebaruan Dokumen

Dokumen yang baik adalah dokumen yang diperbarui secara teratur. Pastikan untuk memeriksa dan memperbarui dokumen sesuai dengan perkembangan atau perubahan terkait yang mungkin terjadi. Ini akan memastikan bahwa dokumen tetap relevan dan akurat seiring waktu.

10. Minta Umpan Balik

Jika memungkinkan, mintalah umpan balik dari pengguna atau pembaca dokumen. Umpan balik tersebut dapat membantu Anda memperbaiki dan meningkatkan kualitas dokumen Anda di masa

Kesimpulan

Dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan penyimpanan informasi yang dipakai sebagai sumber informasi atau bukti. Dokumentasi memiliki berbagai jenis berdasarkan bentuk, sumber, tujuan, dan cara penyajiannya.

Dokumentasi melibatkan beberapa kegiatan yang saling berkaitan untuk menghasilkan dokumen yang bermutu dan bermanfaat. Dokumentasi memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang penting bagi individu maupun organisasi yang melakukannya.

FAQ

Apa perbedaan antara dokumentasi dan arsip?

Dokumentasi adalah proses pembuatan dokumen sedangkan arsip adalah hasil dari proses dokumentasi. Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis dan teratur untuk kepentingan tertentu.

Apa contoh dokumentasi dalam kehidupan sehari-hari?

Contoh dokumentasi dalam kehidupan sehari-hari adalah:

Membuat catatan pelajaran di sekolah atau kuliah
Membuat laporan kerja di kantor atau proyek
Membuat blog atau vlog tentang hobi atau pengalaman
Membuat resep masakan atau tutorial DIY

Bagaimana cara membuat dokumentasi yang baik dan benar?

Cara membuat dokumentasi yang baik dan benar tergantung pada jenis, tujuan, dan audiens dari dokumen yang dibuat. Namun, secara umum, ada beberapa langkah yang dapat diikuti untuk membuat dokumentasi yang berkualitas, yaitu:

Menentukan ruang lingkup dan tujuan dokumen. Langkah ini dilakukan untuk mengidentifikasi topik, masalah, atau proses yang ingin didokumentasikan, serta mengapa dan untuk siapa dokumen tersebut dibuat. Hal ini akan membantu menentukan isi, struktur, dan gaya dokumen yang sesuai.
Mengumpulkan informasi yang relevan. Langkah ini dilakukan untuk mencari dan mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mendukung dokumen. Informasi bisa berasal dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, internet, wawancara, observasi, dan sebagainya. Informasi yang dikumpulkan harus akurat, lengkap, terbaru, dan dapat dipercaya.
Mengorganisir dan menyusun informasi. Langkah ini dilakukan untuk mengelola dan menyajikan informasi yang telah dikumpulkan menjadi sebuah dokumen yang sistematis dan logis. Informasi harus disaring, diklasifikasikan, dianalisis, disimpulkan, dan direvisi sesuai dengan kebutuhan. Informasi juga harus disusun dalam urutan yang mudah diikuti dan dipahami oleh pembaca.
Menulis dan memformat dokumen. Langkah ini dilakukan untuk menulis teks dokumen dengan menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, konsisten, dan sesuai dengan audiens. Dokumen juga harus diformat dengan menggunakan tata letak, font, warna, gambar, tabel, grafik, dan elemen visual lainnya yang menarik dan informatif.
Meninjau dan mengedit dokumen. Langkah ini dilakukan untuk memeriksa dan memperbaiki dokumen dari segi ejaan, tata bahasa, tanda baca, gaya penulisan, keterbacaan, dan kualitas informasi. Dokumen juga harus diperiksa dari segi keakuratan, kelengkapan, keterbaruan, dan relevansi informasi. Dokumen harus direvisi sampai mencapai standar yang diinginkan.
Menyimpan dan menyebarluaskan dokumen. Langkah ini dilakukan untuk menjaga dan melindungi dokumen agar tidak hilang, rusak, atau bocor. Dokumen harus disimpan dalam media yang aman dan mudah diakses. Dokumen juga harus disebarkan atau dipublikasikan kepada pengguna yang membutuhkannya dengan cara yang tepat.